Проведение великих мероприятий

Крупные мероприятия - важная часть туризма. Будь то конференции или съезды, спортивные мероприятия или религиозные митинги, крупные события влияют практически на все области туристической индустрии. Крупные события означают заполнение гостиницы, покупки в местных торговых точках, закупку еды для мероприятия и на мероприятии, а также увеличение доходов от ресторанов и развлечений. Крупные мероприятия также предлагают местному сообществу небеспорядочный подход к планированию туризма.

В то время как рынок развлекательного туризма открыт для экономических взлетов и падений из-за чего угодно, от изменения погодных условий до акта насилия, крупные события приводят к гораздо более стабильному населению. В мире крупных мероприятий большинство финансовых затрат производится заблаговременно, поэтому мероприятие менее подвержено рыночным колебаниям. С другой стороны, существует жесткая конкуренция между местами проведения крупных мероприятий, и в некоторых случаях, например, в некоторых формах игр спортивных чемпионатов, именно команда-победитель определяет, кто будет принимающим сообществом.

Мероприятия охватывают широкий спектр областей: от ужинов по сбору средств до политических митингов, от спортивных мероприятий до школьных собраний, от профессиональных и академических конференций до семейных воссоединений или религиозных мероприятий - все это мероприятия, которые способствуют экономическому здоровью общества. Чтобы помочь вам организовать самые лучшие встречи и особые мероприятия для вашего сообщества, примите во внимание следующие моменты.

Если вы пытаетесь привлечь новое особое мероприятие, изучите каждый аспект мероприятия, прежде чем делать ставки на него. Часто сообщества, соревнующиеся за специальные мероприятия, просто не делают свою домашнюю работу. Прежде чем поговорить со специалистом по мероприятиям, убедитесь, что вы знаете основы: каковы демографические данные этого мероприятия? Каковы его особые потребности? Чего они не хотят? Как их свидания совпадают с вашими? Например, если вы собираетесь после религиозного собрания или особого мероприятия, вы можете подумать, какие напитки подавать, а чего избегать.

Чтобы получить максимальное конкурентное преимущество, учитывайте свои сильные и слабые стороны. Очень важно хорошо оценить то, что ваше сообщество может предложить мероприятию. Задайте такие вопросы, как: Как вы конкурируете с другими в вашем ценовом диапазоне? Ваши сотрудники многоязычны? Что потенциальные клиенты думают о том, что вы предлагаете, и о том, что предлагают другие?

Убедитесь, что вы знаете ответы на то, что на английском языке называется основными вопросами с буквой «w» - кто, почему, когда и что. Это важные вопросы, которые приводят не только к успешным мероприятиям, но и к положительной рекламе из уст в уста. Убедитесь, что вы можете полностью ответить: кто проводит мероприятие и для кого оно нацелено? Почему они проводят это мероприятие? Когда состоится мероприятие? Где они хотят провести мероприятие, и достаточно ли у вас помещений? Какие ожидания у организаторов мероприятий, и сможете ли вы оправдать эти ожидания?

Разработайте сложные контрольные списки. Убедитесь, что ваш контрольный список выходит за рамки основ. Включите такие элементы, как: какие VIP-требования потребуются для этого особого мероприятия? Нужны ли организаторам мероприятий, чтобы вы назначили встречу с начальником пожарной охраны или другими городскими властями? Что произойдет, если аэропорт закроется? Вам нужно согласовать со службой скорой помощи? Какие проблемы могут возникнуть у участников, находясь за пределами места проведения мероприятия? Какие особые политические, медицинские, религиозные или социальные чувства могут быть у посетителей мероприятия?

Знайте, каким угрозам может быть подвержено событие. Например, находитесь ли вы в зоне урагана, подвержена ли эта конференция политической борьбе, которая может повлиять на ваш регион, действует ли эта конференция как магнит терроризма, или конференция станет помехой для местного бизнеса и граждан? Например, политические события часто требуют закрытия улиц, изменения схемы движения и других неудобств для местных жителей. Хотя они не представляют угрозы для участников конгресса, они могут стать «угрозой» для здравомыслия местного населения и других предприятий.

Решите, как лучше всего использовать свое время. События - это действительно контролируемые моменты времени, в которых создаются воспоминания. Таким образом, то, как вы распоряжаетесь своим временем, повлияет на успех или провал мероприятия. При работе с менеджером мероприятий потратьте некоторое время на то, чтобы узнать, кто отвечает за каждый из аспектов мероприятия.

Узнайте, какое время требуется на мероприятие, и подготовьте график своей роли в мероприятии. Часто именно мелочи привлекают клиентов или делают мероприятие особенным. Наличие графика означает, что меньше шансов на ошибку или упущение. Сроки должны указывать не только, когда что-то должно быть начато, но и когда это должно быть завершено.

- Предложите наилучшую возможную технологическую поддержку. В сегодняшнем мире, который одновременно и динамичный, и многозадачный, технологии играют главную роль. Отель, который взимает плату за Интернет, оказывает себе и своему сообществу медвежью услугу. Сообщите вашим организаторам мероприятий, какие технологии у вас есть. Не обещайте слишком много, многие организаторы мероприятий и бизнесмены не прощают ошибок, когда дело доходит до невыполнения обещанной технологии.

Ничто так не привлекает людей, как улыбка и желание все исправить. Как бы хорошо вы ни планировали мероприятие, что-то пойдет не так. Большинство людей понимают, что случаются неудачи, неприемлемо отказываться признавать эти ошибки и исправлять их. Сказать просто «извините» — не более чем вежливый способ избежать ответственности. Не оправдывайтесь – исправляйтесь и исправляйтесь с веселой улыбкой. Суть в том, что крупные мероприятия — это форма туризма, а суть туризма — обслуживание клиентов. Сообщество, которое забывает об этом основном правиле, рискует своей туристической индустрией и репутацией.

http://www.tourismandmore.com